Hur bokför man konferenskostnader?

En konferens är ett bra sätt att samla personalen och bygga sitt team. Man kan boka en konferensresa antingen i Sverige eller utomlands, men det finns vissa villkor för bokföringen.

Om man håller sig inom ramarna för det tillåtna, kan hela personalen åka på konferens i Malmö, bo på hotell, äta och dricka och även hyra in en gästföreläsare. Det är skattefritt för den anställde och avdragsgillt för arbetsgivaren. Det finns förstås en hake för att det ska vara okej. Det är att nöjesdelen ska vara begränsad, och man måste konferera 6 timmar om dagen eller 30 timmar i veckan.

Konferensen kan bli en het potatis

Vi läser ibland i tidningarna om lyxresor för höjdare, fackpampar som gottar sig och kommunala tjänstemän som åker på utlandsbesök. Inte sällan förfasar sig allmänheten, speciellt om det gäller offentlig verksamhet, där det ständigt är nedskärningar, inte tolereras några mutresor, och där det mesta faktiskt också är offentligt. För folk inom kyrkan, hjälporganisationen eller fackföreningen känns det liksom inte heller riktigt etiskt försvarbart att konferera utomlands. Privata företag faller lite under radarn här, och det är närmast revisorn som agerar kontrollant och kan boka om utgiften till en icke avdragsgill kostnad. Följer man inte gällande regler, kan de anställda få betala skatt på förmånsvärdet, och då är resan kanske inte så rolig längre.

En helt vanlig konferens

Man vill bokföringsmässigt givetvis göra avdrag för hela kostnaden, och i praktiken betyder det att man har bokat en konferens, inte en nöjesresa. Det förutsätts att inslaget av nöjen och rekreation inte ska vara för stort. Det är alltså inte okej att bara slappa. Konferensresan kan handla om att man deltar i en mässa och visar upp sina produkter, har en konferens där personalen informeras om nyheter och senaste säljstrategin, eller att det gäller en utbildning för hela personalen.

Bokför på rätt konto

Syftet med konferensen ska vara till nytta för avdelningen och företaget, så det ska anknyta till verksamheten. I praktiken innebär det att det är viktigt att man har bokat en konferenslokal och har gjort upp ett program, där man specificerar innehållet med konferens 6 timmar om dagen, eller 30 timmar under en hel vecka. På leverantörsfakturan man får anges det till exempel att det gäller konferenspaket, mässkostnad, utbildning eller något liknande. Momsen bokas som vanlig ingående moms. Man bokför kostnaden på exempelvis ”Konferenser Sverige”, ”Utbildning” eller ”Utställningar och mässor”. Tågbiljetter eller flyg bokas på kontot ”Resekostnader”. Allt enligt reglerna.

30 mar 2020