Vad är löpande bokföring?

Löpande bokföring handlar om att bokföra de affärshändelser som uppstår inom ett företag och att detta sker i kronologisk ordning. Alla dessa affärshändelser ska kunna styrkas med ett underlag, en verifikation. Denna verifikation kan exempelvis vara ett kvitto eller en faktura.

Löpande bokföring på två olika sätt

Som företagare kan man välja mellan att sköta sin löpande bokföring via kontantmetoden eller via fakturametoden.

Med kontantmetoden, som även kallas för bokslutsmetoden, sker bokföringen den dagen som en pengatransaktion sker. Om en kund exempelvis beställer varor och ska betala dessa via faktura så sker bokföringen den dag som fakturan blir betald och pengarna syns på företagskontot. Kontantmetoden följer därmed relativt tydligt de transaktioner som går att se på bankutdraget.

Med fakturametoden bokförs alla fakturor utifrån dess fakturadatum. I samma exempel skulle alltså bokföringen noterats på det datum som står på fakturan. Fakturan kanske skickas den andra juni med 30 dagars betalningstid. Med fakturametoden bokförs då en kundfordring den andra juni vilket kan jämföras med kontantmetoden då någon bokföring inte sker förrän pengarna kommit in.

I detta fall behöver alltså två affärshändelser bokföras. För det första när det uppstår en kundfordring (fakturadatum) samt när den blir betald, dvs när fordran regleras.

Bokföra med fakturametoden

Av dessa två metoder så dominerar fakturametoden. En orsak är att det är lättare att ha kontroll på fordringar som uppstår mot kunder och att fakturor från leverantörer blir betalda. Men det handlar även om att få bokföringen på korrekt månad. Om en beställning sker på ett stort belopp i november och fakturan betalas i december så kommer detta belasta resultatet på två olika sätt.

Med fakturametoden belastas resultatet i november, vilket är mest korrekt eftersom inköpet genomfördes då. Men med kontantmetoden skulle resultatet istället belastas på kommande månad, dvs när fakturan betalas. Detta kan skapa missvisande siffor både i jämförelse mellan olika månader och olika år.

Bokföra med kontantmetoden

Nystartade företag som precis börjat med löpande bokföring väljer till större utsträckning kontantmetoden. Detta i jämförelse med större och väletablerade företag. Det kan upplevas något lättare och bokföringen speglar även tydligare tillgången till likvida medel. Företag som har en nettoomsättning på mindre än tre miljoner kan välja själv. Är omsättningen högre måste däremot fakturametoden användas.

Det skiljer sig även i metoderna gällande när momsen ska betalas till Skatteverket. Sker den löpande bokföringen med kontantmetoden sker inbetalning av moms enbart på inbetalade fakturor. Enbart vid bokslut sker inbetalning på obetalda fakturor. Detta medan fakturametoden kräver att momsen betalas löpande utifrån att bokföringen sker av fakturorna.

De absolut flesta bokföringsfirmor använder sig däremot av fakturametoden då det finns en rad fördelar och då inte minst att bokföringen blir mer korrekt balanserad. Läs mer här om ett företag som arbetar med löpande bokföring i Stockholm.

8 apr 2018